Od ręcznego przepisywania do integracji
Handlowiec pyta o dostępność towaru. Pracownik biura sprawdza stan w wFirma i odpisuje. Chwilę później ktoś przepisuje zamówienie ze sklepu, szuka ostatniej faktury klienta albo liczy wagę produktów przed przygotowaniem dostawy.
W tym przykładowym scenariuszu firma ma już potrzebne informacje. Problem polega na tym, że trzeba je ręcznie przenosić między systemami i osobami.
API wFirma pozwala wykorzystać dane z tego systemu w innych aplikacjach i połączyć wybrane czynności w jeden proces. Producent udostępnia ten mechanizm do tworzenia integracji z zewnętrznym oprogramowaniem. Dzięki temu wFirma nie musi być wyłącznie miejscem, do którego pracownik zagląda po informacje — może także współpracować ze sklepem, CRM-em czy aplikacją przygotowaną dla konkretnej firmy. [1]
Ten poradnik otwiera cykl o integracjach z wFirma. Zaczynamy od możliwości i podstawowych pojęć. W podartykułach przechodzimy do konkretnych problemów: wspólnego podglądu stanów kilku spółek, automatycznego liczenia wag rezerwacji oraz usprawniania pracy handlowców i biura.
Czym jest API wFirma? Wyjaśnienie bez programistycznego języka
Kiedy korzystasz z wFirma w przeglądarce, klikasz przyciski, otwierasz dokumenty i wpisujesz dane. API to inna droga do komunikacji z systemem — przeznaczona dla programów, a nie dla człowieka obsługującego ekran.
Najprościej mówiąc, API jest uzgodnionym sposobem porozumiewania się dwóch aplikacji. Jeden program wysyła odpowiednio przygotowane zapytanie lub polecenie, a drugi zwraca odpowiedź. [2]
Można to sobie wyobrazić jako rozmowę:
Aplikacja handlowca: „Potrzebuję danych tego produktu”.
wFirma: „Oto zapisane informacje”.
Sklep internetowy: „Na podstawie tego zamówienia przygotuj dokument sprzedaży”.
wFirma: „Dokument został utworzony” albo „Nie mogę go utworzyć — brakuje wymaganych danych”.
To uproszczony przykład, ale dobrze pokazuje różnicę: pracownik nie musi samodzielnie przeklikiwać każdej czynności, ponieważ część wymiany informacji mogą wykonać programy. wFirma opisuje zarówno dostęp do danych przez API, jak i wystawianie dokumentów z zewnętrznych systemów. [3][4]
Samo API nie jest jednak gotową aplikacją ani automatyzacją. Udostępnia możliwości, które trzeba wykorzystać: ustalić, jakie dane przesyłać, kiedy to robić, jak rozpoznawać produkty i klientów oraz co ma się wydarzyć w razie błędu.
To właśnie jest zadanie integracji.
Jakie dane z wFirma można wykorzystać w innych systemach?
Dobrym punktem wyjścia są kontrahenci, katalog produktów i dokumenty sprzedaży. Dokumentacja API obejmuje zarządzanie kontrahentami i produktami, a pomoc producenta opisuje odczyt oraz tworzenie faktur. [3][5]
Z perspektywy użytkownika ważniejsze od nazw technicznych są jednak odpowiedzi na pytania: co dzięki tym danym zobaczy pracownik i czego nie będzie musiał robić ręcznie?
| Obszar | Przykładowe zastosowanie w zewnętrznej aplikacji |
|---|---|
| Kontrahenci | Wyszukiwanie klienta podczas składania zamówienia i powiązanie jego karty w CRM z danymi w wFirma. |
| Produkty | Własny katalog sprzedażowy, wyszukiwarka towarów lub panel do wybierania pozycji zamówienia. |
| Faktury i ich pozycje | Historia zakupów klienta, podgląd kupowanych produktów i przygotowanie własnych zestawień sprzedaży. |
| Informacje o rozliczeniu dokumentów | Widok należności dla uprawnionego pracownika i aktualizacja informacji po odnotowaniu płatności. |
| Dane magazynowe i rezerwacje | Podgląd dostępności, zestawienie towarów do przygotowania lub dodatkowe obliczenia związane z realizacją zamówienia. |
Tabela przedstawia przykładowe kierunki projektu, a nie obietnicę, że każda czynność widoczna w panelu wFirma ma identyczny odpowiednik w API. Dla konkretnego wdrożenia trzeba sprawdzić potrzebne operacje, pola i dostępne moduły. Sam system obejmuje m.in. dokumenty magazynowe oraz rezerwacje, ale zakres ich wykorzystania w integracji wymaga osobnej weryfikacji. [5][9]
Warto też rozróżnić pobranie informacji od wyliczenia nowej informacji.
Na przykład ostatnia cena zakupu klienta może zostać odczytana z historii jego dokumentów. Nie musi jednak być ceną, którą handlowiec powinien zaproponować dzisiaj. W projekcie warto więc osobno określić cenę historyczną, aktualny cennik i obowiązujące warunki handlowe.
Podobnie zestawienie „klienci, którzy nie zamawiali od miesiąca” nie musi istnieć jako gotowa funkcja API. To proponowana funkcja aplikacji, która analizuje pobrane dokumenty według ustalonych zasad.
Integracja może działać w obie strony
Połączenie z wFirma nie musi służyć wyłącznie do wyświetlania informacji poza systemem. Może również przekazywać dane do wFirma — przykładowo w celu wystawienia dokumentu sprzedaży po złożeniu zamówienia w sklepie. Taki scenariusz opisuje sam producent. [4]
Przykładowy proces można zaprojektować tak:
Zamówienie w sklepie
sprawdzenie danych
utworzenie dokumentu w wFirma
zapis numeru dokumentu przy zamówieniu
W tym projekcie sklep pozostaje miejscem obsługi zamówienia, a wFirma miejscem wystawienia dokumentu. Pracownik nie przepisuje ponownie tych samych pozycji.
Nie wszystko musi przy tym odbywać się bez udziału człowieka. Można przyjąć zasadę, że standardowe przypadki są realizowane automatycznie, a zamówienia z nietypową ceną, brakującym produktem lub niezgodnymi danymi trafiają do sprawdzenia.
Celem nie powinno być usunięcie każdej decyzji pracownika. Lepiej usunąć powtarzalne przepisywanie, pozostawiając człowiekowi sytuacje wymagające oceny.
Co można zbudować wokół wFirma? Cztery przykłady biznesowe
Poniższe scenariusze pokazują możliwy zakres dedykowanych aplikacji. Nie oznaczają, że wszystkie opisane ekrany i reguły są gotowymi funkcjami wFirma.
1. Panel handlowca z informacjami potrzebnymi podczas rozmowy
Załóżmy, że handlowiec potrzebuje przede wszystkim sprawdzić klienta, zobaczyć jego wcześniejsze zakupy, wyszukać produkt i przygotować zamówienie.
Zamiast projektować mu dostęp do wszystkich obszarów firmy, można przygotować prosty panel obejmujący właśnie te czynności. Dane sprzedażowe pochodzą z wFirma, a zadania, komentarze i plan kontaktów są prowadzone w zewnętrznej aplikacji.
Taki podział pozwala dopasować ekran do roli pracownika. W projekcie trzeba jednak określić również uprawnienia — na przykład czy handlowiec widzi wszystkich klientów, czy tylko przypisanych do siebie.
Ten problem szerzej omawiam w artykule: Jak handlowiec może sprawdzić stan magazynowy i cenę klienta na telefonie?.
2. Zamówienia bez ponownego przepisywania w biurze
Inny scenariusz zaczyna się od zamówienia przygotowanego przez handlowca lub klienta w zewnętrznym formularzu.
Projekt integracji powinien określać, czym to zamówienie stanie się w dalszym procesie: rezerwacją, dokumentem sprzedaży czy informacją oczekującą na zatwierdzenie.
To ważne rozróżnienie. Nie warto przyjmować, że każde kliknięcie „Wyślij zamówienie” powinno od razu wystawiać fakturę.
Najpierw trzeba ustalić, kto sprawdza dostępność, kiedy potwierdza się cenę i w którym momencie powstaje właściwy dokument. Dopiero wtedy można zaprojektować przekazanie danych.
Więcej o takim podejściu: Jak przekazywać zamówienia od handlowców do ERP bez ręcznego przepisywania?.
3. Wspólny podgląd towarów kilku spółek
Wyobraźmy sobie dwie spółki, które korzystają z oddzielnych kont w wFirma, ale handlowcy potrzebują wiedzieć, gdzie znajduje się dany produkt.
Można zaprojektować wspólny panel pokazujący dane pobrane z obu firm — z wyraźnym oznaczeniem spółki i magazynu.
Najważniejszą pracą nie jest tutaj samo dodanie dwóch liczb. Trzeba ustalić, które pozycje oznaczają ten sam towar. Nazwy mogą się różnić, dlatego warto oprzeć powiązanie na uzgodnionym kodzie, identyfikatorze lub kontrolowanej tabeli odpowiedników.
W takim projekcie wspólny widok służy informacji. Nie powinien zacierać różnicy między tym, gdzie towar się znajduje, do kogo należy i która spółka może go sprzedać.
Opis tego wdrożenia znajdziesz w artykule o wspólnym podglądzie stanów dwóch spółek w wFirma.
4. Dodatkowe obliczenia na podstawie rezerwacji
Czasami potrzebna automatyzacja jest niewielka, ale rozwiązuje konkretny problem.
Przykładem jest obliczenie masy zamówienia. wFirma pozwala zapisać wagę w danych produktu. Można ją wykorzystać jako element projektu, w którym aplikacja odczytuje pozycje rezerwacji i oblicza łączną wagę towarów. [10]
Dla przykładowego zamówienia:
4 opakowania po 10 kg + 3 opakowania po 5 kg = 55 kg.
W projektowanej automatyzacji wynik może zostać pokazany na zestawieniu albo zapisany w uzgodnionym miejscu opisu dokumentu.
Trzeba przy tym ustalić, co obejmuje podana waga: sam produkt, opakowanie czy również dodatkowe materiały transportowe. Bez tego poprawne matematycznie obliczenie może nie odpowiadać masie przygotowanej dostawy.
To przykład rozszerzenia procesu, a nie konieczności budowania od razu całego systemu logistycznego.
Zobacz opis wdrożenia: automatyczne obliczanie wagi rezerwacji w wFirma.
Czym są webhooki wFirma?
API pozwala aplikacji zapytać o dane. Webhook działa inaczej: system sam przekazuje powiadomienie, kiedy wystąpi określone zdarzenie. Nie trzeba więc stale pytać, czy coś się zmieniło. [6]
Można to porównać do dwóch sposobów oczekiwania na informację.
W pierwszym co jakiś czas pytasz: „Czy pojawiła się nowa faktura?”. W drugim ustalasz: „Powiadom mnie, gdy faktura zostanie dodana”.
W integracji takie powiadomienie odbiera aplikacja. Następnie wykonuje zaprojektowaną czynność: aktualizuje widok, pobiera szczegóły dokumentu, przygotowuje komunikat dla pracownika albo rozpoczyna dalszy etap obsługi.
Webhook jest więc sygnałem do działania, a nie całym procesem. To po stronie odbierającej aplikacji trzeba ustalić, jak ten sygnał wykorzystać. [6]
W wFirma konfigurację znajdziemy w Ustawienia → Inne → Webhooks. Potrzebny jest także przygotowany adres odbiorczy aplikacji — samo włączenie webhooka nie tworzy jeszcze integracji. [7]
Jakie webhooki udostępnia wFirma? Lista udokumentowanych zdarzeń
Poniżej znajduje się komplet zdarzeń wymienionych w ogólnej instrukcji webhooków, uzupełniony o zdarzenie KSeF opisane w osobnym materiale pomocy producenta. Stan źródeł: 27 września 2026 r. [3][7]
Przykłady w ostatniej kolumnie są propozycjami zastosowań w integracji, a nie dodatkowymi gotowymi funkcjami wFirma.
| Obszar | Zdarzenie wymienione w dokumentacji | Przykładowe zastosowanie |
|---|---|---|
| Faktury | Dodanie, Modyfikacja, Usunięcie | Aktualizacja informacji o dokumentach na karcie klienta w CRM. |
| Kontrahenci | Dodanie | Powiązanie nowego kontrahenta z bazą klientów zewnętrznej aplikacji. |
| Płatności | Dodanie | Ponowne sprawdzenie kwoty pozostałej do zapłaty za dokument. |
| Produkty | Dodanie, Zmiana ilości na magazynie | Uzupełnienie katalogu produktów lub odświeżenie informacji magazynowej. |
| Ustawienia | Zweryfikowanie firmy | Aktualizacja stanu konfiguracji połączenia. |
| Pakiet | Zmiana pakietu | Zlecenie sprawdzenia, czy zakres działania integracji nadal jest właściwy. |
| Okres pakietu | Zmiana okresu pakietu | Powiadomienie administratora integracji o zmianie dotyczącej pakietu. |
| Faktury KSeF | Zmiana statusu przetwarzania | Pokazanie wyniku przetwarzania dokumentu i informacji wymagającej interwencji. |
Warto zwrócić uwagę na dwa szczegóły.
Po pierwsze, w przykładzie dotyczącym płatności chodzi o zdarzenie odnotowane w wFirma. Nie należy utożsamiać go z informacją o dowolnym przelewie, który właśnie wpłynął na rachunek bankowy. [7]
Po drugie, utworzenie faktury nie jest tym samym co otrzymanie wyniku jej przetwarzania przez KSeF. Producent opisuje osobne pobranie tego wyniku przez API lub otrzymanie webhooka. Dlatego w projektowanym panelu warto rozróżnić dokument utworzony od dokumentu, którego przetwarzanie zostało potwierdzone. [3]
A co z webhookiem po utworzeniu rezerwacji?
To istotne, ponieważ wFirma po zapisaniu rezerwacji zmniejsza ilość dostępną i zwiększa ilość zarezerwowaną. [8]
W uproszczonym przykładzie na półce znajduje się 100 sztuk produktu, z czego 30 zarezerwowano dla klientów. Dla handlowca istotne może być więc nie „mamy 100 sztuk”, lecz „do kolejnych zamówień pozostaje 70 sztuk”.
Przy projektowaniu takiego widoku trzeba sprawdzić, którą wartość pokazujemy i w jaki sposób wychwytujemy jej zmiany.
Rozsądnym rozwiązaniem może być połączenie kilku mechanizmów: webhooków tam, gdzie odpowiednie zdarzenia istnieją, okresowego sprawdzania pozostałych danych oraz dodatkowego odświeżenia przed ważną operacją.
Nie każda informacja potrzebuje też takiej samej częstotliwości aktualizacji. Raport sprzedaży może być przygotowywany według harmonogramu, a dostępność przed przyjęciem zamówienia może wymagać ponownego sprawdzenia.
Czy gotowa integracja ze sklepem wystarczy?
Najpierw warto sprawdzić, czy istniejące połączenie realizuje potrzebny proces. Nie zawsze trzeba tworzyć własne rozwiązanie od podstaw.
Jednak sama informacja „integracja z wFirma” nie mówi jeszcze, jakie dane są wymieniane. Producent zwraca uwagę, że część opisanych połączeń sklepów ogranicza się do dokumentów sprzedażowych i nie obejmuje integracji z magazynem. [4]
Dlatego warto zadać konkretne pytanie: czy potrzebujemy jedynie wystawiania faktur, czy także dostępności produktów, rezerwacji, historii zakupów i powrotnej informacji o realizacji?
Dedykowana aplikacja ma sens wtedy, gdy proces wymaga własnych reguł — na przykład łączy kilka spółek, rozdziela uprawnienia handlowców, wykonuje dodatkowe obliczenia albo wymaga ekranu przygotowanego pod określony sposób pracy.
Nie chodzi o tworzenie własnego programu za wszelką cenę. Chodzi o znalezienie rozwiązania dla rzeczywistego problemu.
Pakiety wFirma a możliwości integracji
Przed rozpoczęciem projektu trzeba sprawdzić nie tylko API, lecz także zakres funkcji dostępnych na koncie.
W pomocy producenta moduł magazynowy jest przypisany do wariantów Fakturowanie + Magazyn oraz Księgowość online + Magazyn. Rezerwacje wymagają pakietu z rozbudowanym magazynem. [8][9]
Dla planowanego połączenia oznacza to prostą zasadę: zakres abonamentu powinien odpowiadać procesowi. Integracja dotycząca samego fakturowania ma inne wymagania niż rozwiązanie wykorzystujące magazyn i rezerwacje.
Przed wyceną warto potwierdzić potrzebny pakiet, uprawnienia użytkownika, dostępność wymaganych operacji oraz obowiązujące limity i warunki API. W procesach związanych z KSeF trzeba również sprawdzić właściwą konfigurację autoryzacji. [3]
Aktualne warianty i ceny najlepiej sprawdzić bezpośrednio w cenniku wFirma. Koszt abonamentu należy przy tym oddzielić od kosztu przygotowania i utrzymania konkretnej integracji.
Dobra integracja powinna być możliwa do sprawdzenia
Samo przesłanie danych to dopiero część pracy. Projekt powinien odpowiadać również na pytanie: skąd pracownik będzie wiedział, że operacja się udała?
Proponuję zwrócić szczególną uwagę na trzy obszary.
Jednoznaczne powiązanie danych. Trzeba określić, który klient, produkt i dokument w jednej aplikacji odpowiada pozycji w drugiej. Przy podobnych nazwach lub wielu lokalach jednego kontrahenta samo porównanie tekstu może nie wystarczyć.
Potwierdzenie i obsługę wyjątków. Gdy połączenie zostanie przerwane, aplikacja nie powinna bez sprawdzenia ponownie tworzyć tego samego dokumentu. Warto przewidzieć kontrolę rezultatu i widoczną kolejkę przypadków wymagających działania pracownika. Takie podejście opisuję również na stronie dotyczącej integracji API.
Kontrolę aktualności. W panelu warto pokazywać czas ostatniego udanego odświeżenia. Brak odpowiedzi systemu nie powinien wyglądać tak samo jak potwierdzony brak towaru.
Ma to znaczenie również przy webhookach. Producent podaje, że po dziesięciu nieskutecznych próbach przekazania powiadomienia webhook zostaje wyłączony i wymaga ręcznego przywrócenia. [7]
Dlatego projekt powinien obejmować nie tylko poprawny scenariusz, lecz także informację o zatrzymaniu wymiany danych i sposób wznowienia pracy.
Kolejne artykuły: od możliwości API do konkretnych procesów
Ten poradnik jest punktem wyjścia do cyklu „Integracje z wFirma”. W bardziej szczegółowych tekstach pokazujemy, jak podejść do wybranych problemów, jakie dane są potrzebne i gdzie pojawiają się ograniczenia.
W cyklu są już dostępne materiały:
- Wspólny podgląd stanów magazynowych dwóch spółek korzystających z wFirma — o łączeniu informacji i rozpoznawaniu odpowiadających sobie produktów.
- Ile waży zamówienie? Automatyczne liczenie wag rezerwacji w wFirma — o wykorzystaniu danych produktów do dodatkowych obliczeń.
Z szerszej perspektywy sprzedaży i pracy zespołu warto również przeczytać poradnik: CRM dla hurtowni budowlanej — czego naprawdę potrzebują handlowcy, magazyn i biuro?.
Najczęstsze pytania o integrację z wFirma
Czy muszę znać API, żeby zamówić integrację?
Nie musisz przygotowywać dokumentacji technicznej. Na początek wystarczy opisać, z jakich programów korzystacie, co przepisujecie ręcznie i jaki rezultat chcecie uzyskać. Analiza dostępnych operacji jest kolejnym etapem projektu.
Czy wszystkie funkcje wFirma można przenieść do zewnętrznej aplikacji?
Nie należy tego zakładać. Dla każdego procesu trzeba sprawdzić, czy potrzebne dane i działania są dostępne przez API. Możliwość wykonania czegoś ręcznie w panelu nie powinna być jedyną podstawą obietnicy automatyzacji.
Czy każda automatyzacja potrzebuje nowego panelu?
Nie ma takiej konieczności. Można zaprojektować samą wymianę danych lub obliczenia wykonywane według harmonogramu. Osobny ekran warto przygotować wtedy, gdy pracownik potrzebuje podglądu, zatwierdzania operacji albo obsługi wyjątków.
Czy trzeba od razu integrować całą firmę?
Lepiej zacząć od ograniczonego zakresu: jednego formularza zamówienia, wybranego widoku danych albo jednej powtarzalnej czynności. Taki zakres ułatwia sprawdzenie reguł i ocenę, czy rozwiązanie rzeczywiście pomaga w pracy.
Korzystasz z wFirma i chcesz ograniczyć ręczne czynności?
Nie zawsze potrzebujesz nowego systemu do zarządzania całą firmą. Czasami warto zacząć od aplikacji, która wykorzysta dane już zapisane w wFirma i uzupełni konkretny fragment procesu.
W ProcesON tworzę dedykowane aplikacje i integracje dopasowane do sposobu pracy firmy. Punktem wyjścia jest dla mnie nie sama technologia, lecz pytanie: co dziś pracownicy muszą robić ręcznie i jak powinno to działać po zmianie?
Może to być przepisanie zamówienia, sprawdzenie dostępności w dwóch spółkach, wyszukanie historii klienta albo przygotowanie zestawienia dla magazynu.
Źródła i dokumentacja
Źródła sprawdzone 27 września 2026 r. Przykłady procesów są propozycjami zastosowań; nie stanowią deklaracji dostępności każdej opisanej funkcji na każdym koncie wFirma. Przywołane instrukcje dotyczące rezerwacji i integracji sklepów są oznaczone przez producenta jako materiały dla wFirma dla biur rachunkowych; zakres należy potwierdzić dla używanego konta.
- wFirma — integracje online ↩
- AWS — czym jest API ↩
- wFirma — API, autoryzacja i obsługa KSeF ↩
- wFirma — integracje ze sklepami internetowymi ↩
- Oficjalna dokumentacja API wFirma ↩
- GitHub Docs — zasada działania webhooków ↩
- wFirma — mechanizm tworzenia webhooków ↩
- wFirma — rezerwacje w magazynie ↩
- wFirma — magazyn i kontrola stanów ↩
- wFirma — gabaryty i waga produktów ↩
